Модуль входящей и исходящей корреспонденции для корпоративных порталов на Битрикс24

Проблематика

Многие наши клиенты сталкиваются с проблемами в организации документооборота. Например, тратят много времени на регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, ведение рукописных «амбарных книг» и на поддержание их в актуальном состоянии. Особо остро этот вопрос стоит у небольших компаний, где один сотрудник может совмещать функционал менеджера по продажам и офис-менеджера (делопроизводителя).

Решение

Для решения такой задачи мы разработали и внедрили во многих компаниях «Модуль входящей и исходящей корреспонденции». Он состоит из двух разделов с разным набором полей: «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция».

Модуль позволяет

• Заменить бумажные журналы на электронный реестр входящей и исходящей корреспонденции. В реестре создаются записи с набором параметров, возможностью поиска, фильтрации и построения отчетов. Поиск информации становится удобным и простым. А при отборе данных по наименованию компании вы получаете отдельные реестры документов для каждого юридического лица.
• Автоматически получать информацию из карточек Компания и Контакт при их указании, тем самым исключая повторный ввод данных о контрагентах.
• Исключить рукописное заполнение конвертов и предотвратить возникновение ошибок, в том числе в адресе. В модуле настроен шаблон для печати данных отправителя и получателя, включая индекс на белых типографских конвертах формата А4 и А5.
• Использовать автоматический нумератор входящей и исходящей корреспонденции по заданному шаблону. Вы сами назначаете формат нумератора и больше не тратите время на присвоение номера письму.
• Регистрировать помимо бумажных писем электронные непосредственно из модуля Почта. Находясь во входящем письме, можно создавать запись о входящей корреспонденции в пару кликов.
• Создавать исходящее электронное письмо на основе записи о входящей корреспонденции. Так можно отслеживать официальную деловую переписку и контролировать исполнение внутренних регламентов по документообороту.
• Автоматизировать процесс обработки корреспонденции: контролировать необходимость ответа на письмо, создавать задачи или дела ответственным исполнителям, уведомлять руководителей о неисполнении сроков предоставления ответов, создавать сделки, отправлять корреспонденцию на визирование руководителям с возможностью формирования поручений исполнителям.
• Настраивать права и давать доступ к функционалу только определенным сотрудникам.