Алтай-Тент. Корпоративный портал Битрикс24

Решение для кадрового блока

Реализованы бизнес-процессы, которые упрощают и стандартизируют работу кадровой службы и учёта: «Заявление на отпуск»,  «Перенос планового отпуска», «Заявление на увольнение», «Больничный лист».

Запуск и согласование бизнес-процессов на корпортале

Сотрудник самостоятельно запускает нужный бизнес-процесс, создавая при этом цепочку последовательных событий: согласования, а затем утверждения или отклонения кадрового документа с указанием причины. По итогам согласования автоматически формируется обходной лист с отметками ответственных лиц.

Результат согласования отображается в графике и отчёте «Отсутствия сотрудников», а также на главной странице портала в специально разработанном виджете. Инициатор может прекратить запущенный им процесс в любой момент. Данные каждого бизнес-процесса фиксируются в журнале – так создаётся электронный реестр.

Удостоверения

Для специалистов, которым нужно обязательно обучаться, периодически проверять знания и получать удостоверения о присвоении квалификации, разработан раздел «Удостоверения». Благодаря нему специалисты отдела кадров или ответственные за производственное обучение всегда имеют в оперативном доступе сведения об удостоверениях сотрудников. В разделе дополнительно автоматизирован контроль сроков действия и прочих управленческих мероприятий.

Решение для административного блока

Для организации процессов административного характера разработаны процессы: «Командировка», «Командировка группы сотрудников», «Согласование договоров», «Согласование счетов».

Командировка группы сотрудников

Уникальность этого БП в том, что он позволяет направить в командировку не одного сотрудника, а целую группу. При этом есть возможность досрочно прекратить поездку для части людей, добавить кого-то на объект с продлением и без продления срока командировки.

В рамках одного процесса происходит много разных действий. Бухгалтер получает задания для расчета командировочных расходов и выдачи денежных средств в подотчет. Ответственному лицу поступает задача на заказ билетов. Командируемый видит задание на подготовку отчета по итогам командировки. Инициатор получает уведомления о статусах бизнес-процесса, а также может продлить или завершить командировку.

Участники могут оставлять комментарии к бизнес-процессу, что помогает оперативно решать возникающие вопросы, обмениваться информацией, файлами. Реестр БП удобен для поиска данных и отслеживания архивной информации.

Согласование договора

Этот бизнес-процесс помогает согласовывать договоры с поставщиками и покупателями. Он предусматривает поэтапное согласование: сначала договор попадает на экспертизу к юристу и после его согласования передается остальным участникам процесса, которых инициатор может указать в БП. После присвоения статуса «Согласован» договор высылается клиенту и ожидает подписания второй стороной. При успешном заключении договора запись остается в журнале бизнес-процесса – реестре согласования договоров.

Решение для производственного блока

Создано несколько производственных бизнес-процессов для разных направлений сделок, доступных к запуску как из сделки, так и из ленты новостей. Подробнее остановимся на одном из них.

Согласование технического задания

Разработан и внедрён бизнес-процесс согласования ТЗ, который запускается при переводе сделки на стадию «Проектирование». Он позволяет оптимизировать процесс согласования технического задания и координировать работу смежных подразделений. Бизнес-процесс примечателен тем, что содержит в себе многосценарность событий. Согласованты первой очереди (конструкторы) проводят экспертизу вложенного файла ТЗ и, в случае необходимости, возвращают его на доработку инициатору. Вторая очередь согласования – руководители производственного блока, а также дополнительные согласованты, когда их участие требуется. Если файл ТЗ требует корректировки, задание на исправление поступает инициатору, и затем повторяется полный цикл согласования.

Далее в рамках бизнес-процесса происходит постановка задач на исполнителей в различных подразделениях организации, задействованных в производстве. Ведется контроль сроков и результатов выполнения задач. Для каждой сделки автоматически создается свой проект в модуле «Задачи и проекты», а задачи, созданные в рамках сделки, выводятся в этом проекте. Одна из задач является триггерным событием – когда она заканчивается, сделка меняет стадию автоматически.

Роботизация позволяет сообщить всем участникам о том, что произошло изменение ТЗ, поэтому нужно приостановить выполняемые работы и получить актуальную информацию.

Настройка CRM

Реализована автоматизация процессов жизненного цикла производства продукции: от обработки заявки до проведения монтажных работ. Деятельность компании определена несколькими направлениями с разграничением зоны прав и ответственности менеджеров по продажам, специалистов по маркетингу и производственных сотрудников.

В каждом направлении CRM предусмотрены: автоматическая постановка задач ответственным исполнителям, контроль установленных сроков, описаны триггерные события для автоматической смены стадий.

Для сделки, прошедшей стадию подписания договора, создается Проект, участниками которого назначаются узкие специалисты и руководители. С помощью инструментов Проекта реализована быстрая коммуникация участников из смежных подразделений, обмен информацией, ведение задач по сделке, контроль выполнения их сроков.

Модуль «Панель оперативных данных»

Разработан модуль «Панель оперативных данных», который является сводной таблицей, где есть  информация о сделках на определенных стадиях, а также учет поступления денежных средств от заказчика (эти данные передаются в Битрикс24 из программы 1С). Система предустановленных фильтров позволяет в пару кликов провести отбор данных и оценку по сделкам – в целом или каждому менеджеру в отдельности. Права на доступ в раздел ограничены по ролям в соответствии с требованиями компании. В сделке также разработан раздел с информацией о поступлении денежных средств.

Более подробно с модулем вы сможете ознакомиться по ссылке.

Модуль «Исходящая и входящая корреспонденция»

С целью оптимизации документооборота подготовлен отдельный модуль для регистрации и обработки исходящей и входящей документации.

Настроенные бизнес-процессы исходящей корреспонденции разработаны для электронного учета исходящей почтовой документации. Предусмотрено внесение почтового адреса, трек номера письма, компании (получателя и компании), отправителя, дата отправки, инициатор отправки. Реализована возможность формирования титульного листа конверта в формате А4 или А5 (для печати на белом конверте заданного формата). Происходит автоматическое присвоение номера.

Настроенные бизнес-процессы исходящей корреспонденции разработаны для электронного учета исходящей почтовой документации. Предусмотрено внесение почтового адреса, трек номера письма, компании (получателя и компании), отправителя, дата отправки, инициатор отправки. Реализована возможность формирования титульного листа конверта в формате А4 или А5 (для печати на белом конверте заданного формата). Происходит автоматическое присвоение номера.

Бизнес-процесс входящей корреспонденции позволяет вести электронный учёт входящей документации с учетом отправителей, даты получения, вложением файлов, привязкой к сущностям CRM.

Более подробно с модулем вы сможете ознакомиться по ссылке.

Управление качеством

Клиент тщательно контролирует качество продукции, поэтому на портале реализован модуль учёта сертификатов материалов и комплектующих, которые применяются в производстве.

Каждый полученный сертификат на товарно-материальные ценности и комплектующие вносится в реестр. Это позволяет осуществлять быстрый поиск и доступ к информации, обеспечивает прослеживаемость материалов и повышает уровень управляемости качеством продукции.

Для компании крайне важна грамотная организация управления несоответствующей продукцией, выявленной в производственном цикле (модуль «Дефекты») или у Заказчика (модуль «Инциденты»). В этих разделах ведется учет выявленных отклонений, причин их появления и предпринятых действий.

Предложить идею

Сотрудники вовлечены в процесс непрерывных улучшений в любой сфере деятельности компании. Они могут подать свое предложение руководителям с помощью модуля «Предложить идею» с использованием специального виджета на новостной странице портала.

Все предложения сотрудников оцениваются комиссией, у каждого есть собственная статусная модель и порядок их обработки. Подача предложений учитывается в мотивации сотрудников.

Результат

В итоге настроен и постоянно совершенствуется корпоративный портал, позволяющий упростить работу сотрудников организации с помощью указанных выше инструментов.

Работа над улучшением проекта продолжается — уже стартовал новый этап интеграции с 1С.